Unterlagen für den Immobilienverkauf: Was Sie wirklich brauchen

Beim Immobilienverkauf spielen Emotionen eine große Rolle – am Ende entscheidet aber die Faktenlage. Gut vorbereitete Unterlagen schaffen Vertrauen, beschleunigen den Prozess und reduzieren Rückfragen. Wer seine Dokumente rechtzeitig sortiert, vermittelt Professionalität und vermeidet unangenehme Überraschungen kurz vor dem Notartermin.

Im Folgenden finden Sie eine praxisorientierte Übersicht der wichtigsten Unterlagen – je nach Immobilientyp können zusätzliche Dokumente hinzukommen.

Warum gute Unterlagen den Verkauf erleichtern

‍Käufer, Finanzierer und Notare müssen Risiken einschätzen: Gibt es rechtliche Besonderheiten? Stehen größere Sanierungen an? Sind Flächen und Nutzung korrekt beschrieben? Je besser diese Fragen durch Unterlagen beantwortet werden, desto sicherer fühlen sich Interessenten.

Gut vorbereitete Dokumente bringen Ihnen als Eigentümer mehrere Vorteile:‍

• Mehr Vertrauen: Transparenz signalisiert, dass nichts verheimlicht werden soll.
• Weniger Nachverhandlungen: Klare Faktenlage reduziert spontane Preisabschläge.
• Schnellere Abwicklung: Banken entscheiden zügiger, Notare können Verträge ohne Verzögerung erstellen.

Grundlegende Unterlagen für jede Immobilie

1. Grundbuchauszug

Der Grundbuchauszug zeigt, wer Eigentümer ist, welche Rechte und Belastungen eingetragen sind (z. B. Grundschulden, Wegerechte, Wohnrechte).

• Warum wichtig? Käufer und Banken prüfen hier, ob das Objekt „belastungsfrei“ übertragen werden kann.
• Tipp: Aktuellen Auszug (nicht älter als 3–6 Monate) besorgen; alte Auszüge geben oft kein vollständiges Bild.
  

2. Flurkarte / Liegenschaftskarte

Die Flurkarte zeigt die genaue Lage und den Zuschnitt des Grundstücks im Kataster.

• Warum wichtig? Gerade bei Grenzverläufen, Einfahrten und Anbauten hilft die Flurkarte, Missverständnisse zu vermeiden.
• Tipp: Besonders relevant bei Einfamilienhäusern und unbebauten Grundstücken.
  

3. Energieausweis

Der Energieausweis ist in der Regel gesetzlich vorgeschrieben, sobald aktiv mit der Immobilie geworben wird (z. B. Anzeige im Internet).

• Warum wichtig? Interessenten wollen wissen, welche Energiekosten zu erwarten sind und welcher Standard vorliegt.
• Tipp: Frühzeitig prüfen, ob ein gültiger Ausweis vorliegt – sonst rechtzeitig erstellen lassen.
  

4. Bauunterlagen und Pläne

Dazu zählen Bauzeichnungen, Grundrisse, Schnitte, Wohnflächenberechnung, Baujahr und ggf. Bau- oder Umbaugenehmigungen.

• Warum wichtig? Diese Unterlagen zeigen, was offiziell genehmigt ist und wie Flächen berechnet wurden.
• Tipp: Besonders bei älteren Objekten lohnt ein kurzer Abgleich, ob der Ist-Zustand den Plänen entspricht.

Spezielle Unterlagen für Wohnung & Mehrfamilienhaus

5. Teilungserklärung und Aufteilungsplan (bei Eigentumswohnungen)

Die Teilungserklärung regelt die Aufteilung in Sonder- und Gemeinschaftseigentum sowie Stimmrechte und Sondernutzungsrechte.

• Warum wichtig? Käufer müssen verstehen, wofür sie genau zahlen und welche Flächen/Teile ihnen später gehören.
  

6. Protokolle der Eigentümerversammlungen

Mindestens die letzten drei Jahre sind sinnvoll.

• Warum wichtig? Hier finden sich Hinweise auf geplante Sanierungen, Konflikte in der Gemeinschaft oder strittige Themen.
• Tipp: Kritische Punkte offen ansprechen, statt zu hoffen, dass sie „nicht auffallen“.
  

7. Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnungen

Diese Unterlagen zeigen laufende Kosten, Rücklagenbildung und die finanzielle Situation der Gemeinschaft.

• Warum wichtig? Käufer und Banken kalkulieren damit die monatliche Belastung und das Risiko unerwarteter Nachzahlungen.
  

8. Rücklagenstand & Instandhaltungsplanung

Falls vorhanden, sind Angaben zur Höhe der Rücklagen und zu geplanten Maßnahmen hilfreich.

• Warum wichtig? Rücklagen bilden ein Sicherheitsnetz und wirken sich positiv auf die Einschätzung der Immobilie aus.

Zusätzliche Unterlagen bei vermieteten Objekten

9. Mietverträge und Nachträge

Bei vermieteten Wohnungen, Häusern oder Mehrfamilienhäusern sind die bestehenden Mietverträge zentral.

• Warum wichtig? Käufer möchten wissen, welche Mieten aktuell fließen, welche Laufzeiten bestehen und welche Regelungen gelten.
  

10. Mietzahlungsübersicht

Eine Übersicht über die Mietzahlungen der letzten 12–24 Monate zeigt, ob es Rückstände oder Unregelmäßigkeiten gibt.

• Warum wichtig? Stabile Zahlungsströme sind besonders für Kapitalanleger ein wichtiges Argument.
  

11. Nebenkostenabrechnungen

Nebenkostenabrechnungen dokumentieren, wie Betriebskosten verteilt werden und ob Nachzahlungen üblich sind.

• Warum wichtig? Sie helfen, die laufende Belastung realistisch einzuschätzen und spätere Diskussionen zu vermeiden.

Unterlagen zu Technik, Zustand und Modernisierungen

12. Nachweise über Modernisierungen

Rechnungen und Dokumentationen zu Dach, Fassade, Fenstern, Heizung, Sanitär oder Elektrik sind wertvolle Informationen.

• Warum wichtig? Nachweise belegen Investitionen und rechtfertigen einen höheren Preis oder geringere Rücklagenbedarfe.
  

13. Wartungs- und Prüfprotokolle

Zum Beispiel für Heizung, Aufzug, Brandschutz oder andere technische Anlagen.

• Warum wichtig? Zeigt, dass das Gebäude laufend gepflegt und geprüft wurde – ein klares Qualitätsmerkmal.
  

14. ggf. Schadens- und Sanierungsgutachten

Wenn es in der Vergangenheit Probleme (z. B. Feuchtigkeit, Schimmel, Setzungen) gab, sind Gutachten und Sanierungsnachweise wichtig.

• Warum wichtig? Offenheit verhindert Vertrauensverlust – dokumentierte Sanierungen können Sorgen sogar entkräften.

Rechtliche Besonderheiten nicht vergessen

15. Dienstbarkeiten, Wegerechte, Nießbrauch, Wohnrechte

Solche Rechte finden sich meist im Grundbuch, sollten aber zusätzlich verständlich erklärt werden.

• Warum wichtig? Sie beeinflussen Nutzungsmöglichkeiten und damit den Wert. Interessenten müssen wissen, worauf sie sich einlassen.
  

16. Erbbaurecht und Pachtverträge

Bei Erbbaurecht oder verpachteten Grundstücken sind Verträge, Laufzeiten, Konditionen und etwaige Verlängerungsoptionen relevant.

• Warum wichtig? Der Wert hängt hier stark von vertraglichen Rahmenbedingungen ab.

Wie Sie die Unterlagen praktisch sortieren

Statt alles unsortiert zu sammeln, hat sich eine einfache Struktur bewährt:

1. Recht & Eigentum – Grundbuch, Flurkarte, Teilungserklärung, Rechte/Lasten
2. Objekt & Technik – Pläne, Bauunterlagen, Modernisierungen, Wartungen
3. Gemeinschaft & Kosten – Protokolle, Wirtschaftspläne, Abrechnungen, Rücklagen
4. Miet- und Nutzungsverhältnisse – Mietverträge, Zahlungsübersichten, Nebenkosten
5. Besonderheiten & Gutachten – Schäden, Sanierungen, Energieausweis, Sondergutachten
   

Ob Sie analog in Ordnern oder digital in einem strukturierten Datenraum arbeiten – Hauptsache, Sie finden die Dokumente im richtigen Moment schnell wieder.

Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden

• Unterlagen erst kurz vor Notartermin zusammensuchen: Das erzeugt Stress, Verzögerungen und wirkt unprofessionell.
• Probleme verschweigen: Konflikte in der Eigentümergemeinschaft, bekannte Mängel oder geplante Großsanierungen kommen fast immer ans Licht. Besser offensiv, aber sachlich ansprechen.
• Unvollständige Mietdaten bei Kapitalanlagen: Unklare Mieten und fehlende Abrechnungen schrecken Investoren ab oder führen zu Preisabschlägen.

Fazit: Gute Vorbereitung zahlt sich aus

Vollständige und gut sortierte Unterlagen sind kein „Papierkram“, sondern ein wesentlicher Teil der Verkaufsstrategie. Sie erleichtern Besichtigungen, stärken Ihre Verhandlungsposition und beschleunigen die Abwicklung mit Käufer, Bank und Notar. Wer frühzeitig beginnt, spart sich später viele Rückfragen – und erhöht die Chance auf einen reibungslosen, erfolgreichen Verkauf.