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Nebenkostenabrechnung prüfen: Checkliste und Musterschreiben
Viele Betriebskostenabrechnungen enthalten Fehler. Mit unserer Checkliste prüfen Sie Schritt für Schritt Fristen, Kostenarten und Verteilung – und fordern mit dem Musterschreiben Einsicht in die Belege an.
Nebenkostenabrechnung prüfen
Kostenlos und ohne Anmeldung. Ausfüllen z. B. mit Adobe Acrobat Reader, im Browser oder mit der Vorschau (Mac) – oder ausdrucken. Stand: September 2026.
Warum sich die Prüfung lohnt
Die Betriebskostenabrechnung – umgangssprachlich Nebenkostenabrechnung – ist fehleranfällig: falsche Flächen, nicht umlagefähige Kosten, fehlende Verbrauchsanteile oder schlicht Rechenfehler. Schon ein kurzer Check der wichtigsten Punkte zeigt, ob sich ein genauerer Blick lohnt.
Die wichtigsten Prüfpunkte
Formell
- Abrechnungszeitraum höchstens zwölf Monate.
- Zugang spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums – sonst keine Nachforderung.
- Gesamtkosten je Kostenart, Verteilerschlüssel, Ihr Anteil und Ihre Vorauszahlungen sind nachvollziehbar angegeben.
Inhaltlich
- Nur Kostenarten, die im Mietvertrag vereinbart sind, und nur echte Betriebskosten nach § 2 BetrKV.
- Keine Verwaltungs-, Reparatur- oder Instandhaltungskosten – auch nicht versteckt in Hausmeister- oder Wartungskosten.
- Heizkosten zu 50 bis 70 % nach Verbrauch verteilt; sonst dürfen Mieter ihren Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV).
- Auffällige Steigerungen gegenüber dem Vorjahr sind erklärbar (Gebot der Wirtschaftlichkeit).
Einwendungen und Belegeinsicht
Haben Sie Zweifel, verlangen Sie Einsicht in die Originalbelege. Solange der Vermieter diese Einsicht verweigert, müssen Sie eine Nachforderung in der Regel nicht bezahlen. Einwendungen müssen spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung beim Vermieter sein. Das Musterschreiben auf Seite 2 der Vorlage deckt beides ab.
Für Vermieter
Die Checkliste eignet sich auch zur Selbstkontrolle vor dem Versand: Wer formale Fehler vermeidet und Belege geordnet bereithält, erspart sich Rückfragen und Streit.
Häufige Fragen
Welche Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden?
Nur Betriebskosten im Sinne von § 2 Betriebskostenverordnung – etwa Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Hauswart, Gebäudeversicherung – und nur, wenn der Mietvertrag ihre Umlage vorsieht. Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung gehören nicht dazu.
Was gilt, wenn die Abrechnung zu spät kommt?
Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei Ihnen ankommen. Danach darf der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Ein Guthaben muss er Ihnen trotzdem auszahlen.
Kann ich Kopien der Belege verlangen?
Grundsätzlich haben Mieter Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege beim Vermieter bzw. der Verwaltung. Kopien kann man in der Regel nur verlangen, wenn eine Einsicht vor Ort unzumutbar ist – etwa bei großer Entfernung – und gegen Kostenerstattung.
Bis wann muss ich Einwendungen erheben?
Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach können Sie Einwendungen nur noch geltend machen, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben.
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